voor alle Belgische Herder liefhebbers

Verenigingsinfo

Privacy Policy NVBH

Privacy Policy NVBH - Versie 01 - Datum 09-07-2018

nvbh logo transDe NVBH hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De NVBH houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als NVBH zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.


Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door de NVBH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NVBH de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Land;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Bankgegevens;
  • Variëteit Belgische herdershond;
  • Fokker j/n.

Uw persoonsgegevens worden door de NVBH opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.


Verwerking van persoonsgegevens van oud-leden

Persoonsgegevens van oud-leden worden door de NVBH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NVBH de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Land;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Bankgegevens;
  • Variëteit Belgische herdershond;
  • Fokker j/n.

Uw persoonsgegevens worden door de NVBH opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan evenementen

Persoonsgegevens van deelnemers aan evenementen worden door de NVBH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Uitvoering geven aan inschrijving voor evenement.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Inschrijving voor evenement;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NVBH de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam eigenaar hond;
  • Naam mede-eigenaar hond;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Land;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Bankgegevens;
  • Gegevens hond;
  • Naam Fokker;
  • Variëteit Belgische herdershond.

Uw persoonsgegevens worden door de NVBH opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Maximaal 1 jaar.


Verwerking van persoonsgegevens t.b.v. fokaanvragen/dekbericht/geboortebericht
Persoonsgegevens van aanvragers fokaanvraag worden door de NVBH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Beoordeling fokaanvraag/dekbericht/geboortebericht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Fokaanvraag/dekbericht/geboortebericht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NVBH de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam eigenaar hond;
  • Naam mede-eigenaar hond;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Land;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Bankgegevens;
  • Gegevens hond;
  • Naam Fokker;
  • Variëteit Belgische herdershond.

Uw persoonsgegevens worden door de NVBH opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief/mailings abonnees
Persoonsgegevens van nieuwsbrief/mailing abonnees worden door de NVBH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het inschrijving Nieuwsbrief/mailing;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NVBH de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door de NVBH opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is.


Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door de NVBH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de vrijwilligersovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De vrijwillgersovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan NVBH de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • - Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door de NVBH opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men vrijwilliger is en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.


Verwerking van persoonsgegevens t.b.v. Zoo Easy database
Persoonsgegevens van Belgische herder eigenaren worden door de NVBH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Populatie onderzoek.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Aanschaf hond met stamboom;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NVBH de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Land;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Gegevens hond
  • Variëteit Belgische herdershond.

Uw persoonsgegevens worden door de NVBH opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • - Onbepaalde tijd.

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers

Persoonsgegevens van leveranciers worden door de NVBH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de NVBH de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door de NVBH opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzorgen van het clubblad.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.


Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.


Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.


Bewaartermijn
De NVBH bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.


Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens de NVBH van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.


Rechten omtrent uw gegevens 

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.


Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.


Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op via het secretariaat!
E-mail adres:This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Protocol Sociale Media

nvbh logo transNVBH & Sociale Media

Sociale Media bieden kansen om te laten zien dat je trots bent op je (vrijwilligers)werk en de NVBH. Het delen van informatie en kennis door bestuursleden, commissieleden en gewone leden met groepen waarmee op traditionele wijze nauwelijks communicatie mogelijk was kan ervoor zorgen dat meer mensen interesse krijgen in ons ras en onze rasvereniging.

Net als bij de opkomst van e-mail en internet ontstaan er ook nu vragen bij het gebruik van sociale media in organisaties. Privé-gerelateerde zaken en werkgerelateerde zijn niet zo gemakkelijk te scheiden. Bij nieuwe ontwikkelingen zie je vaker dat een aantal mensen vooral de bedreigingen zien, anderen vooral de kansen. Om verschillende denkbeelden over het gebruik van sociale media in organisaties niet te laten leiden tot misverstanden zijn deze richtlijnen ontwikkeld.

Veel leden van de NVBH zijn actief zijn op sociale media en dat is positief, mits de vereniging er geen nadeel van ondervindt. Afhankelijk van de functie van een lid van de NVBH is de wijze van gebruik van sociale media van meer of minder invloed op onze vereniging. Indien nodig maken we hierover binnen het bestuur en de commissies van de NVBH nadere afspraken. 

Deze richtlijnen hebben enkel te maken met situaties waarbij er een overlap is (of kan zijn) tussen je vrijwilligersactiviteiten voor de NVBH en privé. Weblogs, fora en netwerken waar je alleen als privépersoon actief bent – over hobby, familie en andere activiteiten die geen raakvlak hebben met de NVBH – vallen hier expliciet niet onder.

Bedenk dat…

  • Het gebruik van sociale media ‘real time’ gebeurt. Een druk op de knop en jouw bericht staat direct online.
  • Online informatie misschien wel eeuwig online staat. Het is niet altijd gemakkelijk om informatie naderhand te (laten) verwijderen. Bedenk dus goed hoe je wilt overkomen in tekst, beeld en geluid – en niet alleen voor dat ene moment. Zo gebruiken bijvoorbeeld werkgevers vaak google om uit te zoeken wie de sollicitanten zijn.
  • Het not-done is om eenmaal geplaatste berichten zomaar te verwijderen. Met een druk op de knop (real time) worden ook foute berichten online geplaatst. Probeer de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten per definitie te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die het bericht wijzigt. Geef bij verwijdering een goede reden.
  • Je ook rekening dient te houden met het wettelijk vastgelegde beeld-, auteurs- en citaatrecht. Het is verboden om zonder toestemming van de maker andermans werk te publiceren.Schending van deze wet kan je een boete opleveren van honderden euro’s.
  • Sociale omgangsvormen online net zo goed gelden als offline. Respecteer degene tot wie je je richt. Laster, beledigingen en obsceniteit zijn niet geoorloofd. De privacy van anderen wordt gerespecteerd.
  • Je zoveel mogelijk inhoudelijk dient te reageren op stukken van anderen. Alleen je mening geven, zonder onderbouwing daarvan, vervuilt de discussie en zegt meer over de schrijver van de reactie dan over het stuk. Onthoud dat dit soort reacties ook in google naar boven kunnen komen.

Richtlijnen gebruik sociale media door leden van de NVBH zoals vastgesteld in ALV 7 april 2018

  1. Leden van de NVBH mogen kennis en andere waardevolle informatie delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is. Voor het publiceren van gesprekken/verslagen/notulen enz. wordt eerst toestemming gevraagd aan de hiervoor verantwoordelijke persoon of het betreffende orgaan binnen de NVBH.
  2. Wees extra voorzichtig bij het publiceren over de NVBH, of in discussie gaan met externen buiten de NVBH. Verkeerd opgevatte of slecht onderbouwde stukken, kunnen direct nadelige gevolgen hebben voor individuen en/of de vereniging.
  3. De NVBH ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Als leden namens de NVBH spreken, vermelden zij daarbij duidelijk hun functie in de NVBH en/of commissie waarvan zij deel uitmaken.
  4. Wanneer een discussie in de sociale media dreigt te ontsporen, of in het ergste geval al helemaal ontspoord is, neem dan direct contact op met de voorzitter van het bestuur van de NVBH en overleg over de te volgen strategie.
  5. Bij de geringste twijfel over het afbreukrisico van een publicatie, is het verstandig vooraf contact te zoeken met de voorzitter van de NVBH commissie respectievelijk de voorzitter van de NVBH.
  6. Bestuursleden en commissieleden van de NVBH die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik maken van sociale media. Voor sommige functies geldt dat iemand altijd wordt gezien als vertegenwoordiger van de NVBH ook als hij een privé-mening verkondigt.
  7. De Richtlijnen gebruik Sociale Media, zoals die door de Raad van Beheer zijn vastgesteld voor de bestuursleden en commissieleden van de Raad van Beheer, zijn voor zover mogelijk van toepassing voor de bestuursleden en de commissieleden van de NVBH. De betreffende richtlijnen staan vermeld op de site van de Raad van Beheer als bijlage 1 van de Gedragscode Raad van Beheer.

Koopovereenkomst november 2017

nvbh logo klein

Sinds enkele jaren vermeldt de NVBH op haar site een model koopovereenkomst. Inmiddels zijn er binnen de kynologie meerdere modellen in omloop die afkomstig zijn van diverse juridische kantoren en op dit gebied actieve rasverenigingen.

Naar aanleiding van juridische conflicten tussen fokkers en pupkopers die ons hebben bereikt, heeft het bestuur, vooruitlopend op een eventueel nieuw landelijk model, een specifiek artikel aangepast. De toevoeging van dit lid beoogt de partijen meer zekerheid te bieden, dat er pas sprake is van een koopovereenkomst als de koopsom is betaald door de koper.

De koopovereenkomst die geplaatst is op onze website is voorzien van een stempel "Specimen" zodat het niet door eenieder kan worden gebruikt en/of gekopieerd. De overeenkomst is beschikbaar voor fokkers die binnen het VFR van de NVBH fokken. U kunt bij de secretaris van de van de NVBH dit model als Word document opvragen: KLIK HIER.

Tenslotte is de NVBH niet aansprakelijk voor de juridische juistheid van de huidige of toekomstige model koopovereenkomsten die zij publiceert. De NVBH stelt eventuele modellen beschikbaar maar het aangaan van koopovereenkomsten blijft altijd de individuele verantwoordelijkheid van fokker en koper. Om die reden kan de NVBH zich ook niet mengen of bemiddelen in conflicten tussen fokkers en kopers van honden omdat de NVBH geen partij is. De NVBH wil een onafhankelijke positie blijven innemen naar alle partijen: fokkers, kopers, leden en niet-leden.

De geschillencommissie van de NVBH heeft eveneens uitgesproken zich niet bevoegd te achten in koop/verkoop zaken een uitspraak te doen.

Namens het bestuur,
Secretaris NVBH

Downloaden model-contract:

Organigram NVBH

Organigram

Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement 2018 zoals vastgesteld in ALV 7 april 2018

 

Artikel 1. Toelating van leden

1. Zij die als lid tot de vereniging willen toetreden, vermelden bij hun schriftelijke aanmelding hun naam, adres, postcode en woonplaats. Indien het een aanmelding als jeugdlid betreft, wordt ook de geboortedatum vermeld. Bij een aanmelding als gezinslid wordt de naam van het hoofdlid vermeld.

2. Naam, adres en woonplaats van de in het eerste lid bedoelde personen worden zo spoedig mogelijk in het clubblad van de vereniging gepubliceerd met de mededeling, dat de leden binnen twee weken na verschijning schriftelijk en gemotiveerd bezwaren tegen de toelating van een of meer adspirant-leden aan het bestuur kenbaar kunnen maken. Het bestuur overweegt deze bezwaren bij zijn beslissing omtrent de toelating.

3. De secretaris deelt het bestuursbesluit omtrent de toelating zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de betrokkene mee. In geval van niet-toelating worden daarbij de motieven meegedeeld, die het bestuur tot zijn beslissing hebben geleid. Het bestuursbesluit wordt ook aan eventuele bezwaarden schriftelijk meegedeeld.

 

Artikel 2. Opzegging, ontzetting en schorsing

1. Indien het bestuur voornemens is, een besluit tot opzegging, ontzetting of schorsing te nemen als bedoeld in de artikelen 15, 16 of 17 van de statuten, dan stelt het bestuur het betrokken lid tijdig tevoren schriftelijk onder opgave van redenen van dit voornemen in kennis.

2. Het betrokken lid kan binnen twee weken bij het bestuur een bezwaarschrift tegen het in het eerste lid bedoelde voornemen indienen.

3. Het lid wordt voorts mondeling door het bestuur gehoord, als dat in het bezwaarschrift wordt gevraagd. Het bestuur kan ook anderen horen alvorens te besluiten.

4. In spoedeisende gevallen kan het bestuur besluiten voor de behandeling van het bezwaarschrift, doch niet dan nadat het betrokken lid is gehoord, dan wel de gelegenheid heeft gehad te worden gehoord.

 

Artikel 3. Onbesproken gedrag

Personen die onherroepelijk veroordeeld zijn wegens dierenmishandeling, het onrechtmatig fokken, - houden, - behandelen of - verhandelen van honden, fraude, verduistering of diefstal kunnen in ieder geval geen lid van het bestuur of van commissies zijn.

 

Artikel 4. Voorzitter

1. De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van en de goede gang van zaken in de vereniging.

2. Hij leidt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der statuten, de Algemene Vergaderingen en de vergaderingen van het bestuur. Hij handhaaft in de vergaderingen de statuten en reglementen van de vereniging en houdt ook buiten de vergaderingen toezicht op deze handhaving.

3. Hij bepaalt de volgorde van behandeling van zaken ter vergadering, zolang de vergadering zelf daarover geen besluit neemt.

4. Hij handhaaft de orde in de vergadering.

5. Hij ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle vergaderingen en de belangrijke uitgaande brieven.

 

Artikel 5. Secretaris

1. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt de belangrijke uitgaande brieven ter beoordeling en medeondertekening aan de voorzitter voor.

2. Hij maakt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der statuten, de notulen van de Algemene Vergaderingen en van de bestuursvergaderingen. Hij zendt de notulen van een bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die vergadering in concept aan alle bestuursleden en agendeert de behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Hij ondertekent de notulen na, eventueel gewijzigde, vaststelling samen met de voorzitter en neemt de eventueel door het bestuur aangebrachte wijzigingen tevens op in de notulen van de vergadering waarin tot deze wijzigingen werd besloten.

3. Hij draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de Algemene Vergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.

4. Hij doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen, brieven worden onverwijld door deze bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.

5. Hij draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende en afschrift van alle uitgaande correspondentie en alle vergaderstukken en notulen ook alle overige voor de vereniging van belang zijnde stukken worden opgenomen.

6. Hij draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden van een ledenregister, waarin de namen, adressen en het soort lidmaatschap van alle leden zijn opgenomen. Dit register is voor alle leden bij de secretaris ter inzage.

7. Hij draagt er door registratie van de in een Algemene Vergadering aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen zorg voor, dat bij eventuele stemmingen ieder aanwezig stemgerechtigd lid op zo doelmatig mogelijk wijze één stem kan uitbrengen.

8. Hij stelt het jaarverslag zo tijdig samen, dat dit na vaststelling door het bestuur overeenkomstig artikel 33 van de statuten kan worden uitgebracht.

9. Het bestuur kan besluiten, dat een deel der werkzaamheden van de secretaris door een ander lid van het bestuur of, met toepassing van artikel 28 van de statuten en onder toezicht en verantwoordelijkheid van de secretaris, door een lid buiten het bestuur zal worden verricht volgens een werkverdeling die de goedkeuring van het bestuur behoeft.

 

Artikel 6. Penningmeester

1. De penningmeester ziet, behoudens het bepaalde in het zevende lid, toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven der vereniging. Hij zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie der leden.

2. De penningmeester behoeft voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag dan waartoe door het bestuur is bepaald.

3. De penningmeester is bevoegd, namens de vereniging bewijzen van ontvangst te ondertekenen. Hij kan deze bevoegdheid echter voor concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste een door het bestuur daartoe te bepalen bedrag delegeren aan de beheerder van een dagelijkse kas als bedoeld in het zevende lid.

4. De penningmeester houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van de artikelen 34 en 35 van de statuten.
5. Hij geeft tevens uitvoering aan artikel 34, tweede lid, van de statuten.

6. Hij stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststelling door het bestuur overeenkomstig de artikelen 32 en 35 van de statuten kunnen worden uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het nieuwe jaar ook de ramingen voor het voorafgaande jaar en de uitkomsten van het laatst afgesloten jaar vermeld. In de staat van baten en lasten worden naast de uitkomsten van het betreffende jaar ook de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het voorafgaande jaar vermeld.

7. Het bestuur kan bepalen, dat andere bestuursleden dan de penningmeester of leden van een door het bestuur ingestelde commissie bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven tot ten hoogste een daartoe door het bestuur te bepalen bedrag, en belast zijn met het beheer van de daaruit voortvloeiende dagelijkse kas, een en ander voor zover dit direct verband houdt met hun specifieke bestuurs- of commissietaak. Het saldo van een dergelijke kas mag niet meer bedragen dan een daartoe door het bestuur bepaald bedrag; het meerdere wordt onverwijld aan de penningmeester afgedragen. De beheerder van een dagelijkse kas is voor zijn beheer verantwoording schuldig aan de penningmeester. Hij houdt daartoe nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die de penningmeester noodzakelijk acht en verschaft de penningmeester daarvan een overzicht zo dikwijls deze dat verlangt. De penningmeester draagt er zorg voor, dat ook alle ontvangsten en uitgaven die door andere bestuursleden en commissieleden zijn gedaan, in de boeken der vereniging worden verantwoord.

 

Artikel 7. Bestuursvergaderingen

1. Het bestuur vergadert als de voorzitter of ten minste de helft van de andere zittende bestuursleden dit wenselijk acht.

2. De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste twee weken tevoren van de door de voorzitter bepaalde dag, uur en plaats van de vergadering in kennis gesteld.

3. De agenda, vermeldende de te behandelen onderwerpen, en eventuele toelichtende stukken worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, zo tijdig aan alle bestuursleden toegezonden dat deze zich op verantwoorde wijze op de vergadering kunnen voorbereiden.

4. Indien het tweede en derde lid niet in acht zijn genomen of het betreffende onderwerp in de agenda niet duidelijk is omschreven, dan kan ter vergadering slechts een besluit worden genomen indien ten minste twee/derde van het aantal zitting hebbende bestuursleden aanwezig is en met het nemen van een besluit instemt. Over alle besluiten wordt zo nodig mondeling gestemd, nadat de voorzitter het voorstel waarover gestemd moet worden, duidelijk heeft geformuleerd. De volstrekte meerderheid is behaald indien ten minste één stem meer vóór dan tegen het voorstel is uitgebracht, waarbij blanco stemmen niet worden meegerekend.

 

Artikel 8. Einde bestuurslidmaatschap

Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen twee weken na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te dragen. Het bestuur kan deze termijn verlengen.

 

Artikel 9. Commissies

1. De leden van commissies als bedoeld in artikel 28 van de statuten worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst en ontslagen.

2. Een door het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.

 

Artikel 10. Kascommissie; tussentijds onderzoek

1. De kascommissie is te allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van het bestuur hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in te stellen. Artikel 36, derde en vierde lid, der statuten is op een dergelijk tussentijds onderzoek van overeenkomstige toepassing.

2. Een tussentijds onderzoek wordt in leder geval ingesteld wanneer een aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan zijn opvolger overdraagt.

3. De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag aan het bestuur uit.

 

Artikel 11. Algemene Vergaderingen; agendapunten en voorstellen

1.De Algemene Vergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp, dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.

2. Van brieven die aan de Algemene Vergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende Algemene Vergadering bij de behandeling van het agendapunt 'Ingekomen stukken' mededeling gedaan. Zij vormen geen onderwerp van beraadslaging indien zij niet afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander agendapunt verband houden, tenzij de vergadering anders besluit. De Algemene Vergadering kan echter ook in dat geval niet afwijken van het eerste lid.

3. Ieder lid kan ter vergadering over één agendapunt niet vaker dan twee maal het woord voeren, tenzij met toestemming van de voorzitter of van de vergadering.

4. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of van een agendapunt.

5. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een duidelijk omschreven voorstel indienen betreffende een agendapunt dat aan de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.

6. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen. Amendementen met betrekking tot een voorstel tot statutenwijziging moeten echter ten minste een week voor de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend. Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is. Het amendement vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.

7. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien deze door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund. Een motie die niet betrekking heeft op een bepaald agendapunt, kan bij de rondvraag worden ingediend.

8. Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, dan beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit zo spoedig mogelijk in het clubblad bekend. Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op de agenda voor de eerstvolgende Algemene Vergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.

 

Artikel 12. Algemene Vergaderingen; stemmingen

1. Een in een Algemene Vergadering uitgebrachte stem is ongeldig, indien de keuze van het betreffende lid daaruit naar het oordeel van de voorzitter of, als een stembureau is gevormd, naar het oordeel van het stembureau niet duidelijk en ondubbelzinnig blijkt.

2. Een schriftelijke stemming is ongeldig, indien meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn en het verschil op de uitslag van de stemming van invloed kan zijn.

 

Artikel 13. Algemene Vergaderingen; orde

De voorzitter kan aan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.

 

Artikel 14. Contributie

Nieuwe leden die na 1 juli als lid worden toegelaten, zijn over het lopende verenigingsjaar slechts de helft van de contributie verschuldigd.

 

Artikel 15. Representatie

De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk en schriftelijk/per mail tot representatie zijn gemachtigd.

 

Artikel 15a. Richtlijnen Sociale media

Binnen de NVBH gelden richtlijnen voor het gebruik van sociale media. Deze richtlijnen zijn opgenomen in een protocol. Het protocol wordt op voordracht van het bestuur goedgekeurd door de Algemene Vergadering.

 

Artikel 16. Orgaan  en website der vereniging

1. Het bestuur bevordert, dat tenminste 6 maal per jaar een clubblad als orgaan van de vereniging verschijnt en dat er een  website toegankelijk wordt gehouden

2. Het bestuur benoemt op grond van artikel 28 van de statuten een  of meerdere commissies voor orgaan en website, bestaande uit een door het bestuur te bepalen aantal leden die geen lid van het bestuur zijn. Het bestuur regelt de naamgeving, samenstelling en de werkwijze van deze commissie(s).

3. Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting de omvang en vormgeving van het clubblad en website na overleg met de commissie(s) zoals bedoeld in het voorgaande lid.

4. De commissie(s) adviseert respectievelijk adviseren het bestuur over de inhoud van het clubblad en de website met inachtneming van het in dit artikel bepaalde Bestuur en redactie(s ) regelen door middel van een redactiestatuut resp. redactiestatuten de dagelijkse en praktische gang van zaken rond de inhoud van blad en site.

5. Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage aan het orgaan of de website door het bestuur wordt geweigerd, al dan niet op advies van de respectieve commissie(s), dan wordt de kopij binnen twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van de reden van weigering. Indien het betrokken lid zich met deze weigering niet kan verenigen, dan kan hij zich terzake schriftelijk tot de geschillencommissie ex artikel 45 van de statuten wenden.

6. In het clubblad en op de website worden in ieder geval vermeld, c.q. opgenomen:

a. de  relevante contactgegevens  van de bestuursleden;
b. de door het bestuur ingestelde commissies en het correspondentieadres van deze commissies;
c. mededelingen van het bestuur en van de commissies;

7. Het advertentietarief wordt door het bestuur bepaald. Het bestuur beslist omtrent de plaatsing van advertenties.

 

Artikel 17. Vergoedingen

1. De leden van het bestuur genieten ten laste van de vereniging een vergoeding voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, porti en telefoonkosten.

2. De vergoeding voor reiskosten wordt gebaseerd op de kosten van openbaar vervoer, tenzij de reis doelmatiger per auto kan worden gemaakt, in welk geval per gereden kilometer een bedrag wordt vergoed, dat door de Algemene Vergadering wordt bepaald. De overige vergoedingen zijn gelijk aan de werkelijk gemaakte kosten.

3. Het bestuur kan voor de te vergoeden verblijfkosten maxima bepalen. Voor meerdaagse reizen en voor reizen naar het buitenland is voorafgaande toestemming van het bestuur nodig.

4. De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden in het jaar waarin zij zijn gemaakt. De penningmeester gaat niet tot uitbetaling over dan nadat de declaratie door de voorzitter of, als het de voorzitter zelf of een niet-bestuurslid betreft, door een ander daarvoor het meest in aanmerking komend bestuurslid voor akkoord is medeondertekend.

5. Het bestuur kan bepalen, dat dit artikel ook van toepassing is op leden van commissies en op anderen die ter uitvoering van een bestuursopdracht kosten hebben gemaakt.

 

Artikel 18. Introductie

Ieder lid kan met toestemming van de voorzitter één persoon introduceren bij bijeenkomsten en vergaderingen, tenzij het bestuur heeft bepaald dat voor een bepaalde bijeenkomst of vergadering introductie niet is toegestaan. Op introductie bij een Algemene Vergadering is echter uitsluitend artikel 39, tweede lid, der statuten van toepassing.

 

Artikel 19. Geschillen

Bij geschillen betreffende Belgische Herders tussen leden kan de kwestie door beiden of één van beiden schriftelijk  worden voorgelegd aan de Geschillencommissie van de NVBH ex artikel 45 Statuten, met het verzoek  een arbitrage uitspraak te doen in de betreffende kwestie. . De correspondentie dient gestuurd te worden naar het secretariaat van de NVBH met de vermelding "Geschillencommissie”.
 De kosten voor het aanhangig maken van een kwestie bij de Geschillencommissie bedragen 80 EURO, te voldoen tegelijkertijd met de aanvraag tot arbitrage door diegene, die om arbitrage verzoekt. De Geschillencommissie bepaalt bij haar arbitrage uitspraak wie uiteindelijk de  aanvraagkosten  dient (terug-) te betalen.

 

Artikel 20. Criteria ereleden

1.Algemeen
Het erelidmaatschap van de NVBH zoals bedoeld in art. 8 van de statuten strekt tot onderscheiding van leden van de NVBH wegens bijzondere verdiensten jegens de vereniging.

2. Bijzondere verdiensten
Van bijzondere verdiensten is sprake, indien:het lid tenminste 10 jaar als lid van de vereniging, al dan niet aaneengesloten, in een (combinatie van) functie(s), (bestuur, commissie, organisatie evenementen, waaronder mede begrepen het uitvoeren van fokkerij), van of in relatie met de NVBH heeft gefungeerd en daarin een waardevolle bijdrage heeft geleverd en het lid gedurende vorengenoemde periode van 10 jaar een of meer opvallende prestaties heeft geleverd of werkzaamheden heeft verricht die voor de NVBH een bijzondere waarde hebben.

3. Onderscheidend van anderen
Bij de vaststelling van de bijzondere verdiensten, zoals bedoeld in de voorafgaande leden, moet in aanmerking worden genomen dat alle werkzaamheden zijn verricht op een wijze die betrokkene onderscheidt van anderen en tevens getuigt van een karaktervolle en voorbeeldige plichtsvervulling.

 

Artikel 21. Opschorten of uitsluiten van pup bemiddeling
Bij ernstige geschillen tussen fokker en puppykoper kan het bestuur besluiten, de pup bemiddeling voor de betreffende fokker op te schorten totdat de de Geschillencommissie in de kwestie een uitspraak gedaan heeft.

Fokkers, waarover regelmatig klachten betreffende hun fokproducten bij het bestuur van de NVBH binnenkomen, fokkers die regelmatig ernstige problemen hebben met hun puppykopers betreffende de kwaliteit van de door hen gefokte honden, fokkers die zich niet houden aan het fokreglement en/of het vastgestelde verenigingsbeleid, kunnen terstond van pup bemiddeling worden uitgesloten door het bestuur van de NVBH.

 

Artikel 22. Advertenties binnen en buiten de NVBH

Het bestuur beslist, na advies van de redactiecommissie, omtrent plaatsing van advertenties in het clubblad van de NVBH. Bij ernstige problemen tussen fokker en puppykoper(s) kan de plaatsing van een advertentie in het clubblad van de NVBH door het bestuur geweigerd worden. Het is leden niet toegestaan in advertenties in welk medium dan ook (tijdschrift, krant, internet, vakblad etc.) te vermelden dat zij lid zijn van de NVBH. Wel mag vermeld worden, dat men alle pups fokt volgens de richtlijnen van de NVBH, indien dit daadwerkelijk het geval is.

 

Artikel 23. NVBH-Kringgroepen
Landelijk zijn - regionaal verspreid - Kringgroepen onder auspiciën van de NVBH actief. Erkenning van een Kringgroep kan alleen plaatsvinden indien de Kringgroep i.o. voldoet aan de geldende erkenning voorwaarden. Betreffende het werken met honden zijn verscheidene reglementen van kracht, welke zowel door de Raad van Beheer (in casu de Commissie Werkhonden van de Raad van Beheer) als de Technische Commissie Werkhonden van de NVBH worden vastgesteld.

 

Art. 24 Gebruik elektronische post
Waar in dit huishoudelijk reglement de term “schriftelijk” wordt vermeld  wordt hieronder ook verstaan  “door middel van elektronische post zoals e-mail”.

 

Artikel 25 Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording aan de Algemene Vergadering af.

©2018 NVBH | Nederlandse Vereniging voor Belgische Herdershonden